Zo maak jij je mailbox binnen 30 minuten leeg

Brightmorningdew WORK 7 Comments

Word je al nerveus als je je inbox ziet? En kun jij niet rustig aan je werkdag beginnen tot je mailbox weer geordend is? Dan verlies je veel tijd! Met deze tips ruim je snel je mailbox op.

Kieper alle mails waarbij je in de cc staat in een map

Misschien een beetje resoluut, maar je staat niet voor niets in de CC. Je hoeft er niet NU iets mee te doen, dus doe dat dan ook lekker niet. Deze mailtjes kun je prima lezen wanneer je even tussen twee telefoontjes in zit, of wanneer je op de tram staat te wachten. De inhoud is namelijk (vaak) alleen om je op de hoogte te stellen van iets. Mocht er onverhoopt toch iets belangrijks tussen zitten? Dan krijg je dat vanzelf via een ander kanaal te horen. Hadden ze je maar niet “alleen” in de CC moeten zetten ;)!

Beantwoord simpele mails direct

Sommige mails vergen niet veel van je hersencapaciteit. Het zijn simpele ja/nee vragen of je moet iemand doorsturen naar je collega. Laat deze mails niet liggen omdat “ze toch niet belangrijk zijn”. Ruim deze direct op en stuur gewoon een antwoord!

Maak een map “behandelen” aan

Medium tot moeilijke mails gaan in het mapje “behandelen”. Hier kun je ze door ze bijvoorbeeld een kleur/tag te geven een prioriteit meegeven. Daarna plan je dagelijks 1 á 2 uurtjes in je agenda om deze mails te behandelen. Hebben mails geen spoed, en weet je niet direct het antwoord? Dan belanden ze dus in deze map.

Heeft het spoed, dan moet het

Jammerrr de bammer. Sommige moeilijke mailtjes hebben spoed. Je baas heeft een rapport nodig, er is een strakke deadline voor een project of een van je collega’s zit vast omdat jij nog een (lastige) vraag moet beantwoorden. Bloedspoed moet je uiteraard meteen behandelen, maar heb je het idee dat je collega er meer druk achter zet dan nodig? Dan kun je natuurlijk altijd vriendelijk vragen hoeveel spoed deze kwestie daadwerkelijk nodig heeft… Ervaring leert dat je eigenlijk nooit meer dan 3 spoedmailtjes per dag hebt. De rest kan vaak best even wachten.

Grote mails krijgen hun eigen afspraak

Onder het mapje behandelen maak je ook nog een mapje XL aan. Mails die langer dan 30 minuten duren om te beantwoorden (omdat je er bijvoorbeeld veel voor moet doen, of nog moet brainstormen of…of…of) gaan in deze map en krijgen een eigen afspraak in je agenda. Zo houd je overzicht én staat je mailbox niet continue vol met lopende projecten.

Hebben jullie last van mailbox stress? en hoe houden jullie je hoofd koel als het om je mailbox gaat?

 

Brightmorningdew

Comments 7

    1. Post
      Author
  1. Je hebt het over werkmail natuurlijk, mijn mail bestaat uit notificaties voor blogs, dat er weer wat nieuws staat ergens, zoals jouw blog 😛 whahaha En als ik tijd en zin heb dan pak ik ze en kom je blog lezen en eventueel beantwoorden, op drukkere dagen dan kijk ik naar de inhoud, de titel van het blog, is het mijn straatje? Gezien jij vaker over werk spreekt en vooral je eigen bedrijfje, ja dan wil ik het weleens overslaan. Bij anderen zijn het vaak reviews die ik dan direct weg gooi, mappen aanmaken heeft weinig zin dan, hahahaha

    Ook zoek ik altijd eerst de persoonlijke mails eruit en de reclame gaat gelukkig al in diverse mappen dankzij gmail zelf en dat gooi ik meestal als allereerste eruit of stats etc… bla.

    X

    1. Post
      Author

      Haha ja het ging inderdaad om werk mail 😉 Mijn persoonlijke mail gaat ook ongeveer zoals jouw mailbox haha. Reclame gaat gelijk in de prullenbak (behalve kortingscodes natuurlijk) en de rest orden en beantwoord ik wanneer ik er tijd voor heb. Helaas is dat met werk wat lastiger… zelf heb ik bijvoorbeeld 3 mailboxen die ik in de gaten moet houden en als ik niet oplet ben ik de hele dag alleen maar aan het mailen, drama. Vandaar dat ik deze regels voor mezelf heb opgesteld haha!

    1. Post
      Author

      Haha ja als je ze niet meer gebruikt dan is dat wel een goeie! Je afmelden van nieuwsbrieven die je niet boeien zou je eventueel ook kunnen helpen. Dat ruimt mijn privé mail altijd lekker op 😉

Laat mij weten wat jij vindt!